Le télétravail n’est pas obligatoire, mais il est cependant fortement recommandé « partout où il est possible » pour lutter contre la progression de l’épidémie. Il y a fort à parier qu’à l’issue de cette crise, la pratique du travail à distance se normalise et que d’autres formes d’organisations se pérennisent (nomadisme digital, co-working etc). Mais du point de vue de la gestion administrative, quels sont les frais que vous êtes tenus de prendre en charge lorsque votre salarié exerce en télétravail ?
Frais professionnels en télétravail : quels sont-ils ?
Il s’agit de l’ensemble des frais directement engagés par votre collaborateur pour réaliser ses missions professionnelles. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur.
Ces frais peuvent être :
- les frais fixes du domicile (loyer, charges de copropriété, taxes foncières et d’habitation etc) ;
- les frais variables du domicile (gaz, électricité) ;
- les dépenses pour se doter de mobilier de bureau ;
- l’achat de matériel informatique, consommables, frais de connexion.
Prise en charge des frais professionnels en télétravail : comment faire ?
Pour prendre en charge les frais professionnels de vos collaborateurs en télétravail, vous avez trois possibilités :
- Prendre en charge directement les frais liés au télétravail : acheter le mobilier de bureau, les consommables, etc ;
- Rembourser les frais professionnels sur présentation d’un justificatif : facture mobilier, facture électricité etc.
- Verser une indemnité forfaitaire.
Remboursement des frais professionnels : comment les estimer ?
Vous optez pour le remboursement des frais ?
Alors attention ! Par exemple, pour les frais liés à l’occupation du domicile, il faut estimer uniquement les frais consacrés à l’activité professionnelle. Ce qui est pris en charge, ce sont les frais engagés au titre du local qui est affecté à l’usage professionnel (généralement une pièce) et non pas la superficie totale de l’habitation de vos collaborateurs.
Pour estimer les frais fixes du domicile (loyer, taxes locales etc), le calcul à effectuer est le suivant : ensemble des frais fixes au titre du local affecté à un usage professionnel / la superficie totale de l’habitation principale.
Exemple : Appartement de 30m² dont 4 m² pour l’usage professionnel.
Le loyer s’élève à 600 €/mois, la taxe d’habitation à 50 €/mois et la prime d’assurance à 30 €/mois.
Le montant des frais déductibles s’élève donc à 680 (600+50+30) x 4 / 30 = 90,66 €.
Pour les frais variables du domicile (électricité, gaz etc.), un calcul similaire est à effectuer : ensemble des frais variables au titre du local affecté à un usage professionnel/ la superficie totale de l’habitation principale.
L’URSSAF met à disposition un tableau d’évaluation des frais : Tableau URSSAF
Le remboursement des frais se fait sur demande de votre collaborateur et sur justificatifs. Ces frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, à condition de bien disposer des justificatifs !
L’indemnité forfaitaire de télétravail
Pour éviter des calculs compliqués, vous pouvez opter pour le versement d’une indemnité forfaitaire de télétravail. Le montant de celle-ci n’est pas légalement définie, cependant, sachez que vous serez exonéré de cotisations sociales dans la limite suivante :
- 10€ par mois pour un salarié en télétravail un jour par semaine ;
- 20€ par mois pour 2 jours de télétravail/semaine ;
- 30€ par mois pour 3 jours/semaine.
Si vous choisissez de verser une indemnité supérieure à ce montant, l’exonération sociale ne s’applique que si vous pouvez justifier des frais engagés par le salarié.
Vous avez besoin d’aide pour gérer les frais professionnels de vos collaborateurs en télétravail ? Contactez-moi !