De nombreux documents liés à la vie de l’entreprise doivent être conservés pendant un certain temps. Les durées de conservation sont définies par la loi, ne vous amusez pas à les détruire avant la fin du délai prescrit !
Quels sont les documents qu’un chef d’entreprise doit archiver consciencieusement ? Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?
Documents liés au paiement de l’impôt
Tout livre, registre, document ou pièce susceptible de faire l’objet d’un contrôle, d’une enquête ou d’être communiqué à l’administration doivent être conservés. Cette obligation s’applique à tous les impôts et les taxes auxquels est soumise l’entreprise quelle que soit sa forme juridique.
Vous devez les conserver 6 ans à compter :
- de la date à laquelle le document ou la pièce a été établi ;
- de la dernière opération mentionnée sur le livre ou le registre.
Le manquement à la conservation des documents fiscaux est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 5.000€. Ne détruisez pas vos documents avant la fin du délai prescrit par la loi !
Documents civils, commerciaux et pièces comptables
Ces documents sont liés à la vie courante de votre entreprise. Les conserver est obligatoire, notamment en cas de litige.
Vous devez conserver les documents suivants :
- contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers (30 ans) ;
- vos livres, registres comptables et toute pièce justificative (10 ans) ;
- contrats conclus par voie électronique de plus de 120€, factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison etc. (10 ans) ;
- les contrats commerciaux, les documents bancaires, documents relatifs à la propriété intellectuelle, documents de transport de marchandises, dossier d’avocat (5 ans) ;
- déclarations en douane (3 ans)
Documents liés à gestion sociale de l’entreprise
Conservez également les documents sociaux de l’entreprise, bien entendu pendant la durée de vie de l’entreprise mais également après la cessation d’activité :
- les statuts de la société sont à conserver durant 5 ans après la cessation d’activité ;
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont à conserver durant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice ;
- Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans. Vous devez être en mesure de présenter les documents des 3 derniers exercices.
Les documents RH
Si vous avez des salariés, vous devez conserver un certain nombre de documents les concernant :
- bulletin de paie, déclaration d’AT/MP, registre unique du personnel, contrat de travail, document lié à la retraite, STC, certificat de travail, etc. (5 ans) ;
- observation ou mise en demeure de l’inspection du travail (5 ans) ;
- documents relatifs aux cotisations sociales et aux taxes sur salaire (3 ans) ;
Dans le doute, conservez un maximum de documents, soit sous forme dématérialisée, soit sous format papier. Le mieux est de faire les deux, et/ou de sauvegarder vos documents dématérialisés sur plusieurs serveurs.
Pour éviter de perdre un document important, classez-les ! Vous serez soulagé de pouvoir retrouver rapidement la pièce que vous cherchez, sans vous demander si, par inadvertance, vous ne l’auriez pas jetée.
Vous laissez parfois s’accumuler de la paperasse sur votre bureau ou dans vos mails ? Vous avez la flemme de la ranger, ou tout simplement pas le temps ? Pour devenir un pro du classement au quotidien et ne plus jamais vous perdre dans vos papiers administratifs, je vous invite à suivre ma méthodologie simple et efficace !
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