Vous êtes un chef d’entreprise débordé ? Il vous faudrait travailler H24 pour tout gérer ? Et si c’était (aussi) une question d’organisation ? Il existe une méthode visant à vous aider à mieux gérer votre temps et ne plus vous laisser distraire. Je vous propose de découvrir la technique « pomodoro» pour optimiser vos temps de travail et gagner en concentration. Let’s go !
La technique pomodoro : qu’est-ce que c’est ?
La technique pomodoro (ou tomate en Italien) a été mise au point par Francesco Cirillo, auteur et consultant, lorsqu’il était étudiant à la fin des année 80. Pourquoi « Pomodoro » ? Car il se servait d’un minuteur pour délimiter les périodes de travail et les périodes de pause.
Être multitâche ça n’existe pas ! Effectuer plusieurs tâches à la fois nuit à votre productivité. C’est même la meilleure façon de commencer une activité puis de partir sur autre chose sans terminer la première. Francisco Cillo est parti du constat que plus une tâche est complexe, plus on se laisse distraire. Pour parvenir à bout d’une tâche difficile et/ou chronophage sans se décourager, l’idée est de la découper en sous-tâche précises et délimitées dans le temps.
De plus, et c’est encore plus vrai l’heure actuelle, nous sommes sans cesse incités à la procrastination par nos outils : téléphones portables, tablettes et ordinateurs nous poussent des notifications permanentes qui nous déconcentrent dans nos tâches. La technique Pomodoro invite à se concentrer intensément sur une tâche durant un certain laps de temps sans laisser aux évènements extérieurs la possibilité de nous perturber.
💡 Les pauses sont également essentielles dans cette technique de gestion du temps. Il est en effet impossible de rester concentré longtemps. Ne pas faire de pause est totalement contre-productif.
Comment appliquer la technique Pomodoro ?
Pour appliquer la technique Pomodoro, il vous suffit d’un minuteur et d’un peu de discipline ! Concrètement, comment mettre en œuvre cette méthode de gestion du temps ?
- 📖 Préparez votre journée : de préférence la veille, découpez votre to-do-list en tâches pouvant être réalisées en 25 minutes, par exemple : rédiger 3 paragraphes dans un appel d’offre, rédiger 2 pages de présentation power point etc. Gardez de la souplesse et ne surchargez pas votre planning.
- ❌ Éliminez les sources de distraction : éteignez votre téléphone, fermez vos onglets internet et réseaux sociaux, faites savoir à vos collaborateurs que vous n’êtes pas joignables etc.
- ⏰ Régler votre minuteur sur 25 minutes et accomplissez votre tâche ;
- 🛀 Accordez-vous une pause de 5 minutes : attention à la pause de 5 minutes, il n’est pas question de traiter vos mails, ni même de vous perdre sur vos réseaux sociaux. Profitez-en pour faire une courte méditation ou un exercice de respiration par exemple.
- ⏰ Recommencez 4 fois cette alternance de 25 minutes de travail/5 minutes de pause
- 🛀 Accordez-vous une pause de 30 minutes toutes les 4 sessions (toutes les 2h).
Bien entendu, cette technique ne convient pas à tous les entrepreneurs. Il peut notamment être difficile de s’isoler complètement. Elle peut toutefois être adaptée en fonction de vos tâches et de vos contraintes.
Il s’agit d’une technique d’organisation à ne pas négliger si vous avez une tâche à effectuer et l’envie de procrastiner : les pauses réduisent la fatigue mentale et physique, vous évaluez votre progression facilement et vous éprouvez de la satisfaction à cocher les tâches réalisées !
Vous êtes débordés et avez besoin d’aide ? N’hésitez pas à déléguer certaines activités à votre assistante Freelance préférée : On en discute ?